Las empresas están obligadas a registrar el horario de prestación laboral de sus trabajadores

Las Sentencias dictadas por la Audiencia Nacional 207/15, 25/16 y 77/16 (pendientes de confirmación por el Tribunal Supremo) han establecido la obligatoriedad de la empresa de realizar un control diario de la jornada de trabajo de cada uno de sus trabajadores, se realicen o no horas extraordinarias. Esta obligación, amparada en los artículos 34 y 35.5 del Estatuto de los Trabajadores, había quedado circunscrita hasta ahora al control de las horas extras, pero la nueva jurisprudencia amplía ahora las obligaciones de la empresa al respecto, e impone la necesidad de realizar un control diario de la entrada y salida de cada uno de sus trabajadores y la entrega de un resumen o totalización mensual a los mismos trabajadores, así como a sus representantes, refiriéndose tanto a la jornada ordinaria como las horas extraordinarias, si se hacen.

De acuerdo con el precedente, la Inspección de Trabajo ha dictado las Instrucciones 1/15 y 3/16, sobre la intensificación del control en materia de tiempo de trabajo y las horas extraordinarias, con la intención de realizar una intensa labor de inspección del cumplimiento por parte de las empresas de este control horario.

LaDirectora General de la Inspección de Trabajo de Cataluña, Mari Luz Bataller, fue tajante en la Jornada celebrada a ESADE sobre “El control de la jornada laboral” el pasado 2 de marzo:“Se tienen que registrar los tiempos de trabajo”,una obligación que a partir de ahora las empresas tienen que asumir con todo rigor, puesto que “El 2017 se hará la campaña de control que no se ha hecho hasta ahora”, advirtió.

Efectivamente,esta obligación acontece ahora permanente y autónoma, es decir que puede ser el origen de sanciones por el simple hecho de no realizarse este control formal, incluso aunque no exista ningún tipo de conflicto con los trabajadores sobre este extremo.

Contenido de la obligación de control horario.

La empresa tiene que realizar el registro diario del horario de trabajo de cada trabajador: día a día se tiene que registrar la jornada de forma individualizada para cada trabajador (no sólo las horas extras, también la jornada ordinaria efectiva, horas de entrada y salida, etc.)y al acabar el mes se tiene que realizar un resumen mensual que tiene que ser entregado al trabajador y trasladado a los representantes de los trabajadores.

Los registros diarios se tendrán que guardar mientras no se haga la totalización mensual y estas totalizaciones o resúmenes mensuales tendrán que estar a disposición de la administración durante 4 años.

Hay que destacar que el criterio de la Inspección de Trabajo es que la infracción se hace para cada centro de trabajo que incumpla la obligación de registro de la jornada, no por empresa y que junto con el registro en si hay que tener en cuenta otros conceptos bajo control, como por ejemplo:

→ Ahorro irregular por no declaración de horas extras.

→ Enmascaramiento de horas extras en otros conceptos retributivos.

→ Superación del límite de horas extras anual.

→ No dar a conocer a los representantes de los trabajadores los resúmenes mensuales.

En cuanto a la manera de realizar este control de la jornada, ni las sentencias mencionadas ni la Inspección de Trabajo, establecenninguna indicación de la forma que tiene que seguir este control diario; puede realizarse por lo tanto por anotaciones manuales, medios electrónicos o en la forma que cada empresa considere más adecuada. Sin embargo tiene que ser un sistema de registro que garantice la fiabilidad y la invariabilidad de los datos.

En todo caso, siguiendo los criterios establecidos por la Inspección de Trabajo, el registro de jornada tendrá que ser diario e incluir el horario concreto de entrada salida de cada trabajador, con el fin de determinar las horas realmente realizadas cada día por cada uno de ellos. No es aceptable para la acreditación de su cumplimiento la exhibición del horario general de aplicación en la empresa o los cuadrantes horarios elaborados por determinados periodos, puesto que estos se formulan “ex ante” y determinan la previsión de trabajo para este periodo pero no las horas efectivamente trabajadas en el mismo, que solamente se conocerán “ex puesto” como consecuencia de la confección del registro de jornada de acuerdo con las horas de trabajo efectivamente realizadas.

La comprobación de la existencia del registro tiene que poder realizarse al centro de trabajo, lo cual evita la posibilidad de la creación posterior, manipulación o alteración de los registros.

Justificación de la nueva obligación.

La nueva realidad de las jornadas laborales, con profusión de distribuciones irregulares de prestación, jornadas variables, especiales, con turnos y/o en festivos, el descontrol práctico de las horas extraordinarias generadas, con los inconvenientes añadidos de Infracotización o de no generación de nuevos puestos de trabajo, la no remuneración de los trabajadores ni compensación con descanso, ligado a los problemas y riesgos psicosociales y de salud ligados a la prestación laboral de jornadas demasiado prolongadas, sin respetar los descansos adecuados, han modificado la sensibilidad de los tribunales y las administraciones respecto de este importante elemento definidor de la prestación laboral y de la calidad de vida de las personas trabajadoras.

Estudios sobre el tiempo de trabajo realizado por la misma administración laboral, cifran en 5’3 millones de horas extras las realizadas cada semana al ámbito estatal, la mitad de las cuales quedan sin retribución ni compensación en descanso.

Así como se reducen los casos de prestación laboral sin estar de alta a la Seguridad Social, se mantiene como irregularidad demasiado habitual la discordancia entre la jornada oficial y la real y es este fenómeno de la denominada “jornada ficticia” donde quiere incidir ahora la Inspección.

Consecuencias en relación a la Inspección de Trabajo:

Consecuencias en relación a los trabajadores.

En caso de pleito entre empresa y trabajador,si no se ha realizado adecuadamente el control horario, la carga de la prueba sobre el horario cumplido por el trabajador recaerá ahora sobre la empresay no sobre el trabajador, como pasaba hasta ahora. Esta circunstancia es determinante para la resolución a favor del trabajador de reclamaciones por discordancia entro: horario de contrato, horario realizado y horario retribuido.

Por los mismos motivos el incumplimiento favorecerá también la posible conversión ex-lege de contratos a tiempo parcial a contratos a jornada cumplida.

Finalmente y de especial trascendencia económica, el incumplimiento en el registro de la jornada también puede teneruna incidencia determinante en un caso de accidente laboral.El incumplimiento de la obligación de registro de la jornada puede comportar la presunción de no estarse cumpliendo los horarios adecuados de prestación laboral y descanso, favoreciendo una condena de la empresa e incluso la imposición de un recargo sobre la sanción que se acontezca, como incumplimiento de las medidas de seguridad y salud.

Final.

Si el equipo humano es uno de los elementos fundamentales de la empresa (en muchos casos el principal) conviene parar atención para no caer en los inconvenientes de la economía de 24 horas, de la constante disponibilidad y por el contrario, poner orden en este ámbito del control de la jornada de trabajo para mejorar la misma prestación laboral, así como el bienestar y la salud de las personas trabajadoras.

Ahora, además, hay la obligación de hacerlo.